Внедрение локальной Базы знаний ХайХаба для Сантехкомплекта

Подготовили индивидуальную Базу знаний, которая работает в режиме локальной сети для 400 пользователей.

Кто клиент и что ему было нужно?

Холдинг Сантехкомплект — производитель и комплексный поставщик оборудования, изделий и материалов для инженерных систем. Основной запрос клиента — упорядочить процессы работы с корпоративными документами, создать единое хранилище и обеспечить удобный доступ сотрудников к корпоративной информации. В процессе внедрения Базы знаний ХайХаба было создано хранилище информации, которое стало внутренним центром для хранения и создания документов, инструкций и регламентов.

Какие задачи стояли перед командой ХайХаба?

У клиента был запрос на внедрение системы, представляющей собой единое пространство для упорядоченного хранения всего пула корпоративной информации и управления им (регламентирующие документы, пользовательские инструкции, формы документов и пр.).

Перед нашей командой стояли следующие задачи:

обеспечение возможности быстрого поиска по содержимому Базы знаний;
формирование единой Базы знаний с удобной системой навигации и взаимосвязями между документами;
создание глоссария со всплывающими подсказками к терминам в статьях.

Что говорит клиент?

ХайХаб откликнулся на наш запрос! И началось наше плодотворное сотрудничество. Да, были сложности с развертыванием Базы, бывают нюансы с обновлениями, но нам всегда удавалось достичь понимания и решения. Всё благодаря нашим дружным командам.

База знаний используется всеми сотрудниками нашей компании. В настоящее время порядка 400 пользователей системы.

Систему, соответствующую нашим запросам, мы получили. Очень радует, что сервис продолжает совершенствоваться!

— Юлия Харитонова, директор по нормативному регулированию «Сантехкомплект»

Как устроена инфраструктура решения?

База знаний установлена на локальном сервере клиента без доступа во внешний интернет; сотрудники входят только через локальную сеть.

Среда внедрения. База знаний установлена на локальном сервере клиента, без доступа во внешний интернет.
Интеграции. Реализована связка с внутренними системами, настроены роли и права доступа.
Ограничения. Отсутствие облачных сервисов потребовало локальной кастомизации и дополнительной настройки безопасности.
Доступ сотрудников. Вход только через локальную сеть, с разграничением прав доступа (Администратор — Редакторы — Пользователи).

Как проходило внедрение?

Внедрение прошло в пять этапов — от анализа процессов до запуска в эксплуатацию.

Анализ процессов. Представители Сантехкомплекта и специалисты ХайХаба совместно обсудили и описали ключевые процессы и этапы внедрения.
Подготовка инфраструктуры. Настройка серверов, тестирование безопасности, установка ХайХаба.
Настройка ролей и прав. Разграничение доступа для сотрудников в зависимости от отделов и позиций.
Обучение персонала. Проведение масштабного внутреннего обучения не потребовалось.
Запуск в эксплуатацию. Переход в рабочий режим и вовлечение сотрудников в новый сервис.

Что реализовали в Базе знаний?

Для клиента реализована полноценная База знаний на локальном сервере: весь функционал сервиса сохранился и работает в штатном режиме. Команда учитывала пожелания и замечания клиента, что позволило выполнить работу в полном соответствии с запросом.

Ролевая модель

Администратор: полный доступ ко всем статьям и разделам; управление ролями и доступами; создание и редактирование пространств; доступ к аналитике и журналированию (отчёт о прочтениях статей, создании, редактировании и удалении).
Редактор: создание и редактирование статей в пространстве; управление доступами.
Ответственный за статью: носитель знаний, который получает предложения по изменению статьи и уведомления о новых комментариях к ней.
Пользователь: чтение доступных статей, комментирование и оценки.

Работа в разных пространствах

Пространства в Базе знаний позволяют разделить информацию для отдельных групп пользователей (по проектам или отделам). Информация в пространстве видна только добавленным в него сотрудникам. В каждом пространстве свои ролевые модели: Администраторы, Редакторы, Пользователи. Доступ к Общему пространству есть у всех авторизованных пользователей.

Иерархия разделов

Удобная иерархия разделов даёт наглядную структуру контента. Содержимое каждой ветви отображается сразу, без перехода на отдельные страницы: это упрощает навигацию, снижает количество кликов и экономит время при поиске информации.

Умный поиск

Фильтрация поисковой выдачи по тегам*, статьям, пространствам и гибкая настройка поиска — с учётом опечаток и синонимов.

* Выводится список страниц с нужными тегами, есть и поиск по тегам. Для редакторов статей доступны подсказки.

Визуальный редактор

Статьи создаются во встроенном WYSIWYG-редакторе. Через Iframe можно встраивать внешние ресурсы — интерактивные графики, таблицы, виджеты, веб-страницы — прямо в статьи. Видео можно загружать или встраивать с различных платформ (YouTube, RuTube и пр.) и воспроизводить во встроенном проигрывателе прямо в статье. Для кастомизированных блоков доступна вставка HTML-кода.

Назначение статей

Статьи можно назначать обязательными к прочтению — для отдельных сотрудников, групп, департаментов, должностей. Так важная информация точно доходит до нужной аудитории, а статусы прочтения помогают контролировать ознакомленность внутри команд или всей организации.

Работа с командой Сантехкомплекта стала для нас не просто проектом, а настоящим партнёрством. С первых встреч, на всех этапах нас впечатляла вовлечённость, чёткость формулировок и готовность к открытому диалогу со стороны клиента. Заказчик продемонстрировал глубокое понимание своих целей и при этом оставался гибким к предложениям и инициативам нашей команды. Особенно ценно, что клиент не просто ставил задачи, а активно участвовал в поиске оптимальных решений — это создаёт атмосферу доверия и совместного роста. Такое взаимодействие вдохновляет и мотивирует нас выходить за рамки стандартных подходов.

Благодарим за сотрудничество в течение 5 лет, надеемся, что еще долгие годы будем надежными партнерами!

— Влада Кузьмина, директор по продукту ХайХаба

Каких результатов достигли?

У холдинга появилась единая корпоративная База знаний на локальном сервере для 400 пользователей — с понятной структурой, быстрым поиском и глоссарием. Обновления системы клиент устанавливает самостоятельно по инструкциям ХайХаба.

Создана единая корпоративная База знаний с понятной иерархической структурой и удобной навигацией по разделам и документам.
Оптимизирован поиск информации за счет быстрого поиска по базе и структуры разделов.
Глоссарий с подсказками внутри сервиса помогает быстрее ориентироваться во внутренней терминологии компании и вовлекаться в процессы.
Внедрение сервиса в локальной сети обеспечило клиенту большую уверенность в безопасности данных.
Клиент получает все обновления системы самостоятельно по инструкциям, которые присылают специалисты ХайХаба.

Что дал проект компании?

Внедрение Базы знаний ХайХаба в компании Сантехкомплект стало важным шагом к цифровой трансформации бизнес-процессов. Несмотря на ограничения работы в локальной сети, проект показал, что даже в условиях закрытой инфраструктуры можно выстроить современный и удобный сервис для сотрудников.

ХайХаб помог объединить всю документацию компании в хранилище знаний в единой системе. Опыт клиента подтверждает: внедрение Базы знаний ХайХаба — это изменение подхода к работе с корпоративными материалами в компаниях. Система становится частью корпоративной культуры и помогает развивать компанию, делая процессы более прозрачными, быстрыми и безопасными. Сотрудники не только могут пользоваться существующими материалами, но и писать новые статьи, актуализировать информацию, поддерживать вовлеченность коллег и информировать их о новых процессах.