Корпоративная база знаний

Какие проблемы решает база знаний?

Документы разбросаны по разным системам, эксперты отвечают на одни и те же вопросы, а после ухода сотрудника компания может потерять его опыт. База знаний собирает это в одном месте.

• Информация теряется: регламенты, шаблоны и решения остаются в чатах, папках и личных заметках сотрудников.
• Ответы быстро устаревают: несколько копий одного документа мешают понять, какая версия актуальна и кто отвечает за обновление.
• Эксперты отвечают на одно и то же: коллеги не находят ответ сами и снова обращаются к опытным сотрудникам.

Как устроены статьи и структура базы знаний?

Заметки, регламенты и инструкции распределяют по пространствам и разделам. Froala даёт свободное форматирование, таблицы, файлы, видео и схемы Draw.io. В Editor.js статья собирается из переставляемых блоков, включая код, Mermaid-схемы и графики.

• Пространства, разделы и теги вместо папок с файлами.
• Два редактора — Froala и Editor.js.
• Таблицы, видео и файлы внутри статьи.
• Код, схемы Draw.io и Mermaid.

Как сотрудник находит ответ в базе знаний?

Быстрый поиск показывает подходящие статьи, разделы и теги. В расширенном поиске выбирают фильтры, учитывают опечатки или ищут точное совпадение. НейроХайбот отвечает по материалам компании, а отчёт по запросам показывает, что ищут сотрудники.

• Быстрый и расширенный поиск.
• Фильтры, учёт опечаток и точное совпадение.
• Аналитика поисковых запросов.
• AI-ответы по корпоративным материалам.

Как проверить, что сотрудники прочитали регламент?

Доступ настраивают по ролям, подразделениям и сотрудникам. Важную статью назначают департаменту, сотрудникам определённой должности или отдельному человеку, а затем проверяют, кто её прочитал.

• Доступ по ролям.
• Назначение по департаменту и должности.
• Подтверждение прочтения.
• Отчёт о прочтении.

Как база знаний остаётся актуальной?

У статьи задают срок активности — после этой даты она автоматически переходит в Архив. История версий сохраняет изменения, а удалённую статью можно восстановить из Корзины в течение 30 дней.

• История версий.
• Срок активности статьи.
• Автоматический перенос в Архив.
• Восстановление из Корзины.

Как использовать базу знаний в адаптации и обучении?

Материалы Базы знаний включают в учебные курсы сервиса «Обучение» и в индивидуальные планы развития. После изучения сотрудник проходит Тестирование и подтверждает знания в той же платформе.

• Статьи в учебных курсах.
• Материалы в планах развития.
• Проверка знаний в Тестировании.
• Связь с ролями и компетенциями.

Можно ли открыть инструкции клиентам и партнёрам?

Да. Создайте отдельное публичное пространство с выбранными статьями и разместите ссылку на сайте. Посетители читают инструкции и ответы без доступа к внутренней базе компании.

• Только выбранные материалы.
• Внутренние документы остаются закрытыми.
• Справочный центр продукта.

Как перенести материалы и где можно развернуть базу знаний?

Команда ХайХаба помогает разобрать текущую структуру, перенести документы, ссылки и вложения, настроить доступы и проверить результат. Решение работает в облаке, на серверах компании и внутри Битрикс24.

• Облачная версия.
• On-premise в контуре компании.
• Работа внутри Битрикс24.
• Перенос и проверка материалов.